Forumstreffen Leitfaden zum Organisieren eines Forumstreffen

Termine für gemeinsame Ausflüge, Szene und Tuning-Treffen und unser jährliches Forums-Treffen

Moderator: Christian

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Renegade
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Leitfaden zum Organisieren eines Forumstreffen

Beitrag von Renegade »

Moin Leute, ich wollte hier mal einen Leitfaden erstellen für diejenigen welche ein Forumstreffen veranstalten möchten.

Erstmal starte ich Stichpunktartig und später wird das ganze dann passender Zusammengefasst.
  1. Terminfindung welches Wochenende, bisher Freitags bis Sonntag mit Ausflug am Samstag im August/September
  2. Ortsfindung, wo findet das Treffen statt, ungefährer Inhalt des Ausfluges ermitteln und bekannt geben
  3. ca. 1,5 Monate Zeit für die Teilnehmer-Registrierung einplanen und von jedem Teilnehmer der sich Registriert sofort Pauschal 50,- € pro Person einfordern als Registrierungsgebühr für Unterkunft, Verpflegung, Stellplätze, Eintritt in Museen, usw.
  4. Strecke genau abfahren und auf Straßenzustand achten, so dass auch die Tiefflieger mit hartem Fahrwerk ihren Spaß haben beim Treffen.
  5. Genaue Kosten ermitteln für jeden Teilnehmer und die Differnz von jedem Teilnehmer einfordern. Sollte zuviel bezahlt worden sein dieses dem Forum als Spende für den Webserver + Forumslizenzkosten zugute kommen lassen
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Supporte das Forum, und kauf Sachen über diesen Amazon Affilliate Link:
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darki
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Beitrag von darki »

Als Ex-Organisator kann ich dem beipflichten das man nicht 'einfach mal' ein Treffen organisieren kann. Es ist eine harte schwere Arbeit!

Ich teile das mal in 4 Phasen ein...

1. Die Vorbereitung:
Wer unterstützt mich?
Alleine bekommt man so ein Treffen nie gestemmt. Es sollte sich also 1-2 Partner finden die bei der Planung und Unterstützen.

Wo soll es hingehen?
Die Location muss geeignet sein um 30-50 Leute aufzunehmen, es sollte sauber und gepflegt sein. Die Preise sollten passen.
Kommen alle Cabs auf das Gelände? Ist der Parkplatz befestigt? Genug Raum zum Parken da? Tanke im Ort? Bis wann kann man anreisen? Gibt es Essen a la carte? Kann man Grillen? Was sind die Kosten für die Verpflegung? Wie ist es mit dem Zusammensein am Samstag? Lagerfeuer möglich? Wie siehts mit dem Frühstück aus? Bis wann muss am Sonntag Abreise sein? Wie hoch ist die Anzahlung?

Die Tour sollte ebenfalls im Vorfeld 2-3 Mal abgefahren werden, am besten mit 2-3 anderen Cabs aus der Nähe, nur so kann man schonmal mehrere Meinungen verwerten. Bei der Planung immer daran denken: Weniger ist mehr! Richtwert ist immer so 60 Min Drive, 60 Min Chill. Bei den Pausen immer an die 2 großen P's denken: Pipi und Parken! Kommen alle Cabs zusammen auf ein Bild? Ist genug Platz zum parken? Behindert man andere? Gibt es einen Imbiss in der Nähe oder ein WC? Sonst eine Möglichkeit in die Büsche zu verschwinden?
Mittags sollte eine 90 Minütige Pause eingeplant werden um die leeren Mägen zu stillen und die Möglichkeit zum Sightseeing gegeben sein. Auch hier gelten die 2P's!
Die Tour sollte so geplant werden das man um 18 Uhr wieder in der Unterkunft ist so das sich alle ein wenig frisch machen können bevor es zum Abendevent geht.

2. Die Registrierung:
Die Zusammenfassung von Punkt 1 im Forum posten. Die Anmeldung initieren, und drauf achten das die Maximalzahl nicht überschritten wird.

4 Monate vorher die Zahlungshinweise verschicken und das komplette (!!!) Geld einsammeln. Nicht auf Anzahlungen einlassen. Zahlungsbestätigungen verschicken. Liste pflegen mit denen die gezahlt haben. Mit dem Hotel abstimmen wer sich alles registriert hat und die Zimmer verteilen, dabei auf Sonderwünsche (wer mit wem) eingehen. Stornogebühren mit dem Hotel festlegen und an das Forum kommunizieren.


3. Das Treffen Wochenende
Wer aus dem Orgateam macht was? Wer kümmert sich um die Anreisenden? Wer ist der Ansprechpartner für das Hotel? Wer kümmert sich um die Belange der Gäste?
Für die Tour: Briefing vor der Tour! Verkehrsregeln verdeutlichen und ansprechen. Groben Tourverlauf im Briefing und Timing bekannt geben.
Wer macht den letzten Fahrer der Tour? Handynummern vom Führenden, dem Mittleren und dem letzen an alle bekannt geben. Die Lokationen der Pausen Parkplätze vorher bekannt geben mit Zeiten das jeder der verloren geht die Parkplätze findet und aufschliessen kann. Funkgeräte an den Führenden, die Mitte und an den letzten verteilen das man sich abstimmen kann.
Da der Führende mit dem Führen während der Tour ausgelastet ist muss eine zweite Person den Zeitplan im Auge behalten. Diese zweite Person gibt auch die Zeitpläne der Pausen und deren länge während der Tour bekannt.

4. Debriefing und Abreise
Am Tag der Abreise bleiben die Orgaleute bis zum Ende um etwagige Dinge noch mit dem Hotel zu klären. Abschlusszahlung leisten und dafür sorgen das auch jeder seinen Deckel bezahlt. Verlorenes einsammeln und mitnehmen und über das Forum wieder zu den Besitzern zurückführen. Manöverkritik abhalten.

Gruß
Micha
Zuletzt geändert von darki am 26. Jul 2016 21:11, insgesamt 1-mal geändert.
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Beitrag von v-goodies »

Es freut mich zu hören, dass die Idee mit dem Leitfaden für Organisatoren
aufgegriffen wurde und nun auch was in diese Richtung passiert.

Alles was hier kontinuierlich zusammengetragen wird sollte ausgewertet
und zu einem informativ, hilfreichen Leitfaden für Organisatoren
zusammengefasst werden. So kann jeder für sich auch eher abschätzen, ob man sich
überhaupt in der Lage sieht diese umfangreiche Aufgabe zu übernehmen.

Wenn genügend Teilnehmer und Organisatoren fortlaufend ihre
Erfahrungen und Ideen einbringen kann das doch nur nach vorne gehen.

Einige Punkte wurden ja bereits genannt.
Hier ein paar Gedanken von mir dazu:

1.- Kolonnenfahrten

Bei der Kolonnenfahrt hat sich als hilfreich erwiesen, Funkgeräte dabei zu haben,
um ein Auseinanderreißen der Kolonne zu vermeiden. Hierbei hat das erste und letzte
Kolonnenfahrzeug zwecks Verständigung ein Gerät an Bord, damit vorne schnell bemerkt wird,
falls sich die Kolonne trennt.
Das kann leicht zB. durch Ampeln, jegliche Verkehrsvorfälle oder auch Pannen passieren.

Leider haben die PMR Funkgeräte
(auch wenn hier im Idealfall teilweise bis zu 10 km Reichweite beworben werden)
nur eine begrenzte Reichweite und es reicht bei ca. 20 Fahrzeugenoft so gerade eben noch.
Wenn es sich aber zu sehr auseinanderzieht reißt der Kontakt bereits ab.

Jeder Kolonnenfahrer sollte daher zusätzlich immer auch den Blick im Rückspiegel haben,
um sofort ein Zurückbleiben der hinteren Fahrzeuge zu bemerken.

Von Vorteil wäre es, wenn in einer Kolonne bis zu 4 Funkgeräte vorhanden sind,
die notfalls Informationen vom letzten Fahrzeug nach ganz vorne weiterleiten können.

Eine weitere Option wäre es, bei ganz besonders großen Kolonnen, diese auf 2 Kolonnen mit zeitlichem Abstand zu splitten.
An einem Streckenpunkt, oder einer Location, finden sich beide Kolonnen dann wieder zusammen.
Nicht wirklich schön, kann aber sehr das Chaos reduzieren.

2.- Anschaffung von PMR Funkgeräten

Das Forum könnte sich einen Koffer mit 4 Funkgeräten anschaffen.
Zwecks Anschaffung könnte einmalig ein Spendenkonto für die Forumsmitglieder eingerichtet werden.

Der jeweilige Organisator eines Forumstreffens würde ein Paket mit den Funkgeräten und dem Leitfaden zugesendet bekommen.
Evtl. müsste eine Kaution hinterlegt werden, damit die Geräte auch immer wieder schnell zurück kommen.

3.- Streckenplan

Alle Teilnehmer sollten vor Fahrantritt einen ausgedruckten Streckenplan mit allen wichtigen,
nach Uhrzeit geschätzten Anfahrpunkten der Kolonne erhalten.
Somit kann jeder selbst notfalls wieder zur Kolonne oder zur Unterkunft zurück finden.
Auch 1-2 Handytelefonnumern für den Notfall sollten unbedingt bekannt sein.

4.- Allgemeine Verhaltensregeln

Für den sicheren Ablauf einer Kolonnenfahrt wären sicherlich auch Verhaltensregeln als Informationen von Vorteil.

Es hat sich als hilfreich erwiesen wenn das 2. Kolonnenfahrzeug im Kreisverkehr den Verkehr
abriegelt, damit die Kolonne zusammenbleibt. Das wird auch oft an Kreuzungen praktiziert
und klappt überwiegend gut.
Erlaubt wird das allerdings schätzungsweise nicht sein und kann sicherlich auch Ärger bedeuten.
Hierüber sollte sich jeder im klaren sein und sich nicht verpflichtet fühlen in die Verkehrsgeschehnisse eingreifen zu müssen.

Denke dass einige Verkehrsteilnehmer genervt hupen werden,
oder ganz enthemmte sich sogar an dem Sperrfahrzeug vorbei quetschen.

Fraglich ist ob durch die Sperrung der Tatbestand einer Nötigung oder ähnliche gegeben ist,
was geahndet werden könnte. Geschweige denn, wenn sich herausstellt
das durch unsere Maßnahmen ein Unfall entstanden ist.

Keine Ahnung, ich schmeiss das mal in den Raum, sollte zumindest mal drüber nachgedacht werden.

Es ist nicht zu vergessen das wir auch in der Öffentlichkeit als Gruppe wahrgenommen werden
und ggf. alle über einen Kamm geschoren werden. Daher sollte es uns wichtig sein ein ordentliches Bild abzugeben.
Wir möchten sicherlich nicht als Verkehrsraudis abgestempelt werden, denn alles fällt auf uns
und unser Forum zurück.

Daher gibt es gerade in diesem Bereich sicherlich viele weitere Dinge die angesprochen werden müssten.

Soweit erst einmal.
Bin gespannt wie sich der Leitfaden für Organisatoren entwickeln wird.

Viele Grüße, Rainer :D
Zuletzt geändert von v-goodies am 27. Jul 2016 14:00, insgesamt 4-mal geändert.
Beste Grüße aus Witten,
von Rainer
:prost:

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Mikey92
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Beitrag von Mikey92 »

Tolle Idee mit dem Leitfaden. Wenn ich das richtig habe, ist das hier nun erstmal die Ideenrunde, wo alles zusammengetragen wird, richtig?

Also ein paar Punkte würde ich auch gern in den Raum werfen:


1. Treffenzeit August/September? Da würde ich eher nichts begrenzen, und die Wahl wie gehabt dem Forum überlassen. Sollte natürlich im Saisonzeitraum 04-09 sein!


2. Namensschilder mit Forumsnamen und tatsächlichem Namen, Fahrzeug und das dazugehörige Kennzeichen.

Um die Namensschilder einheitlich zu haben, könnte man hier im Forum eine Vorlage hinterlegen (z.B. als .pdf-Datei zum herunterladen), in der jeder seine Daten einfügen kann, dann das Schild drucken und nach belieben (z.B. einlaminieren/Fotopapier/Aufkleber etc.) irgendwo sichtbar an der Kleidung befestigen.


3. Alternativ, oder sogar zusätzlich könnte der Organisator der Treffen eine Teilnehmerliste zusammenfassen, wo all diese Daten aufgeführt sind, idealerweise sogar mit einem aktuellen Foto des Cabrios. Dieses dann in vielfacher Form ausdrucken und an jeden Besucher austeilen, dann hat man immer den Überblick.


4. Vorstellungsrunde am Freitagabend. Die meisten reisen ja Freitags an. Vielleicht könnte man sich gegen 21:00 Uhr mit ALLEN zusammensetzen und jeder stellt sich einmal in Kurzform vor. Vor allem die wichtigen Punkte: Name, Alter, Wohnort!


Klar, der grobe Kern kennt sich, weil es ja immer die selben Gesichter sind, aber für alle anderen würde es das Kennenlernen erleichtern.

Das wären so meine Ideen dazu. Viele gute Punkte wurden ja auch von den anderen schon angesprochen.

Vielleicht findet es ja Zustimmung :-)

Lieben Gruß,

Tobias
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